Wie Sie vielleicht wissen, erscheint der Antragsprozess für eine Arbeitserlaubnis oft zeitaufwändig und mühsam. Eine gute Planung und sorgfältige Vorbereitung der erforderlichen Dokumente sorgen jedoch für einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung einer Arbeitserlaubnis für Expats, die legal in Vietnam arbeiten möchten. Außerdem finden Sie Hinweise zu den „Dos and Don’ts“.
| Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung einer Arbeitserlaubnis
und erforderliche Dokumente
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Hinweise zu den Do- und Don’ts |
| Schritt 1 – Dokumentenvorbereitung
Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Dokumente (einschließlich Übersetzungen) für die Arbeitserlaubnis vorbereiten und einholen. |
Theoretisch beginnen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erst nach der Erteilung der Vorabgenehmigung durch die Arbeitsbehörde in Schritt 2 mit der Dokumentenvorbereitung. Dies würde den gesamten Prozess sehr wahrscheinlich verzögern.
Aus praktischen Gründen empfehlen wir Arbeitgebern und Arbeitnehmern, die erforderlichen Dokumente so früh wie möglich vorzubereiten. Dies kann vor oder zumindest gleichzeitig mit Schritt 2 erfolgen. |
| Schritt 2 – Vorabgenehmigung der Arbeitsbehörde
Der Arbeitgeber muss vor der Beschäftigung von Expats in Vietnam die schriftliche Vorabgenehmigung der Arbeitsbehörde der Provinz einholen. |
Theoretisch muss dieser zweite Schritt vom Arbeitgeber mindestens 30 Tage vor dem voraussichtlichen Arbeitsbeginn des Expats durchgeführt werden.
Wir empfehlen dem Arbeitgeber jedoch, diesen Schritt so schnell wie möglich durchzuführen. |
| Schritt 3 – Antrag auf Arbeitserlaubnis
Der Arbeitgeber reicht den Antrag auf Arbeitserlaubnis bei der Arbeitsbehörde ein. |
Es ist zu beachten, dass es zu einem ausführlichen Austausch kommt, bevor der Antrag auf Arbeitserlaubnis und die erforderlichen Unterlagen bei der Arbeitsbehörde eingereicht werden. |
| Schritt 4 – Einholen der Arbeitserlaubnis
Der Arbeitgeber holt die endgültige formelle Arbeitserlaubnis bei der Arbeitsbehörde ein.
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Die Arbeitserlaubnis wird grundsätzlich innerhalb von fünf (5) Werktagen nach Eingang des vollständig ausgefüllten Antrags ausgestellt.
Bitte rechnen Sie damit, dass der Prozess in der Praxis immer länger dauert. Der Zeitrahmen für die Vorbereitung und Ergänzung der Dokumente ist zu berücksichtigen.
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| Schritt 5 – Abschluss des Arbeitsvertrags
Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen einen Arbeitsvertrag nach vietnamesischem Recht ab, dessen Laufzeit mit der Laufzeit der erteilten Arbeitserlaubnis übereinstimmt. |
Bei Nichteinhaltung von Schritt 5 kann eine Geldstrafe von bis zu 150 Mio. VND (entspricht 6.522 US-Dollar) verhängt werden. |
| Schritt 6 – Einreichung des Arbeitsvertrags
Der Arbeitgeber muss der Arbeitsbehörde eine beglaubigte Kopie des unterzeichneten Arbeitsvertrags vorlegen.
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Bei Nichteinhaltung von Schritt 6 kann eine Geldstrafe von bis zu 6 Mio. VND (entspricht 260 US-Dollar) verhängt werden. |
| Erforderliche Dokumente: Arbeitgeber
1. Zusammenfassung der Stellenbeschreibung des Arbeitnehmers 2. Gewerbeschein 3. Vorabgenehmigung gemäß Schritt 2
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Zu (1) ist unserer Erfahrung nach eine Zusammenfassung der Stellenbeschreibung des Mitarbeiters sehr wichtig, da die Arbeitsbehörde prüft, ob die Erfahrung des Expats im Ausbildungsbereich und sein Berufszertifikat mit der Stelle/dem Aufgabenbereich, für den er/sie in Vietnam eingesetzt wird, übereinstimmen.
Zu (2) muss dieses Dokument in Vietnam notariell beglaubigt werden, in der Regel von einem Volkskomitee. Das Original kann bei der Beantragung einer Arbeitserlaubnis erforderlich sein.
Zu (3) benötigt die Arbeitsbehörde das Original dieses Dokuments.
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| Erforderliche Dokumente, die vom Arbeitnehmer vorbereitet werden müssen
1. Original und vietnamesisches polizeiliches Führungszeugnis (polizeilich) aus (a) dem Heimatland des Arbeitnehmers oder (b) Vietnam
2. Gesundheitszeugnis eines autorisierten vietnamesischen Krankenhauses
3. Universitätsabschluss
4. Erfahrungsnachweis(e)/Bescheinigung über mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Ausland, ausgestellt von einem Offshore-Unternehmen; oder die vorherige einschlägige Arbeitserlaubnis für drei Jahre, falls der Ausländer bereits in Vietnam gearbeitet hat. Ausländische Arbeitnehmer können diese Dokumente kombinieren, sofern die Gültigkeitsdauer der einzelnen Dokumente weniger als drei Jahre beträgt.
5. Zusammenfassung des Lebenslaufs / Nachweis des beruflichen Werdegangs 6. Reisepass 7. Zwei (2) Fotos im Format 4 x 6 cm |
Zu (1) ist das Führungszeugnis sechs Monate ab Ausstellungsdatum gültig. Zu (1)(a) muss dieses Dokument konsularisch beglaubigt und ins Vietnamesische übersetzt werden.
Zu (2) ist das Gesundheitszeugnis zwölf (12) Monate ab Ausstellungsdatum gültig. Zu (3) kann ein Universitätsabschluss durch eine gültige Berufszulassung einer ausländischen Behörde/Regierung ersetzt werden, die der Stelle in Vietnam entspricht (nur in bestimmten Bereichen). Daher ist ein Arbeitszeugnis von mindestens fünf Jahren erforderlich. Dieses Dokument muss konsularisch beglaubigt, legalisiert und ins Vietnamesische übersetzt werden. Für (4) muss dieses Dokument konsularisch beglaubigt, legalisiert und ins Vietnamesische übersetzt werden. Für (5) empfehlen wir aufgrund unserer Erfahrung dieses unterstützende Dokument dringend. Für (6) muss dieses Dokument in Vietnam notariell beglaubigt werden, in der Regel von einem Volkskomitee. Das Original kann bei der Einreichung des Arbeitserlaubnisantrags erforderlich sein. Für (7) ist ein Farbfoto mit weißem Hintergrund, Frontalansicht, unbekleideter Kopf, ohne Farbbrille, erforderlich. Das Foto muss innerhalb von sechs (6) Monaten vor dem Antragsdatum aufgenommen worden sein. |
Bei Fragen oder für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Dr. Oliver Massmann unter [email protected]. Dr. Oliver Massmann ist Geschäftsführer von Duane Morris Vietnam LLC.
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